8 slimme moves voor een succesvolle digitale verandering
Succesvol bouwen aan een nieuw digitaal product of platform. Wie wil dat nou niet? Met een grondige voorbereiding, een kundige taskforce en een strakke planning kom je een heel eind. Maar streef je naar het allerbeste resultaat voor de lange termijn, dan zijn er slimme moves nodig. Hoewel je zonder technologie nergens bent, moet deze wél in balans zijn met mens en organisatie. Want hoe mooi en zinvol de verandering ook is, zonder draagvlak, teamspirit en transparantie gaat de technologie niet voor je werken. Hoe laat je het proces zo soepel mogelijk verlopen en waarmee maak je nou echt het verschil? Onze ‘Winvisionairs’ delen hun gouden tip.
1. Zet je stakeholders op een voetstuk
Rimke van der Voort - Verandermanager
“Welke verandering je ook aangaat, je (interne) stakeholders zijn van cruciaal belang. En dit mogen ze voelen ook. Zet ze op een voetstuk en zorg dat ze altijd up-to-date zijn. Het is menseigen om niet te willen veranderen. Reken dus op weerstand, maar liever: voorkom deze. Zorg dat je vooraf een goed verhaal hebt. Werk scenario’s en keuzes uit, laat zien wat écht nodig is en leg uit waarom. Op wie en hoe heeft het digitale product of platform impact? In hoeverre moeten ze hun werkwijze aanpassen? Dat verschilt van persoon tot persoon, pas daar dus je boodschap op aan. Als beslissers snappen wat een verandering oplevert, worden ze enthousiast en is de kans groot dat ze budget vrijmaken. Zorg dat je weet hoe de processen op dat moment lopen (en wat de negatieve gevolgen daarvan zijn), wat voor type mensen er per afdeling werkzaam zijn, waar behoefte aan is en hoe op eerdere veranderingen is gereageerd. Op deze manier borg je dat het product of platform 100% aansluit op wat de organisatie nodig heeft en speel je proactief in op eventuele issues en sentimenten. In feite neem je alle betrokkenen mee in de plannen voordat er überhaupt iets gerealiseerd wordt. Techniek en mens gaan hierdoor hand in hand, ook daarna, tijdens de verschillende ontwikkelfases. Blijf continu in gesprek met je stakeholders, want er ontstaan soms tegenstrijdige belangen waar je tijdig op moet kunnen inspelen.”
Welke verandering je ook aangaat, je (interne) stakeholders zijn van cruciaal belang. En dit mogen ze voelen ook.
2. Verzamel sponsors en ambassadeurs
Sep Bartels - Consultant Business & Change
“Hoe meer sponsors en ambassadeurs je om je heen verzamelt, hoe groter de kans op succes. Via sponsors creëer je draagvlak binnen de organisatie, bijvoorbeeld binnen het MT. Als je het MT achter je hebt staan, is al een belangrijke horde genomen. Want als zij de verandering omarmen, volgt de rest meestal vanzelf. Naast het informeren en meekrijgen van het MT, is het een goed idee om hen een (coördinerende of inhoudelijke) rol te geven. Eigenaarschap en betrokkenheid verrichten wonderen. Mensen gaan nu eenmaal harder voor je lopen als ze het gevoel hebben deel uit te maken van de verandering. Ze ervaren dat het niet 100% een extern feestje is en dat hun inbreng gewenst of zelfs onmisbaar is. Een organisatie verandert alleen als de mensen veranderen. Jouw sponsors zijn de linking pin naar de verschillende afdelingen. Zo krijg je dus iedereen aan boord, zowel mentaal als in praktische zin. Hierdoor ontstaat de driehoek waarmee we techniek, mens en organisatie met elkaar verbinden.
Ambassadeurs vormen een dwarsdoorsnede en afspiegeling van de organisatie. Het zijn positief-kritische medewerkers die vooraan staan bij verandering, maar die je wel het vuur aan de schenen kunnen leggen met vragen en opmerkingen. Zoek dat juist op, want dat brengt je veel. Ambassadeurs zijn de ogen en oren binnen de organisatie. Deze rol vervullen ze overigens vrijwillig en spontaan, maar benoem het vervolgens wel, zodat ze weten dat ze belangrijk zijn. Dat kunnen ze meestal enorm waarderen en dat is begrijpelijk. Via hen weet je wat er speelt, of er weerstand is en zo ja, waar en waarom. Ook weten ze veel over de onderlinge verhoudingen binnen de organisatie. Ambassadeurs kunnen dus op meerdere manieren worden ingezet. Als informant en beïnvloeder, maar ook als vraagbaak voor andere medewerkers. Na de implementatie worden veel ambassadeurs zogenaamde super users, interne helpdesk collega’s of digi-coaches, geef het maar een naam.”
Hoe meer sponsors en ambassadeurs je om je heen verzamelt, hoe groter de kans op succes.
3. Verstevig de interne digitale kennis
Roy Linde - Business & Change Consultant
“Zodra jouw stakeholders de strategische keuzes achter de verandering begrijpen en ze de ‘what’s in it for me’ inzien, is het handig om hun digitale kennis bij te spijkeren. Kennis is macht en als je dezelfde taal spreekt, begrijp je elkaar beter. Neem leidinggevenden, managementteams en/of mensen die over het budget gaan daarom mee in de technologie. Inspireer hen en laat op aansprekende wijze zien wat die technologie aan meerwaarde gaat opleveren. Als ook de beslissers kunnen uitdragen en toelichten waarom bepaalde procesveranderingen en tools belangrijk zijn, heb je een veel makkelijker verandertraject. In praktische zin: organiseer kleinschalige sessies en ‘excursies’ voor je stakeholders. Neem ze bijvoorbeeld mee naar andere locaties of organisaties die een soortgelijke transitie doormaakten. Hoe ziet de nieuwe werkwijze eruit en welke vruchten plukken zij daarvan? Dit kan ook met demo’s. Hoe meer het gaat leven en concreet wordt, hoe overtuigder mensen achter de verandering gaan staan. Gaandeweg zul je ook ‘de vloer’ technologische kennis moeten bijbrengen. Begin met informeren en verwachtingen managen, start daarna pas met de trainingen. En belangrijk: stem het trainingsmateriaal en de manier van training geven af op (het profiel en de kennis van) een afdeling of functiegroep.”
Organiseer kleinschalige sessies en ‘excursies’ voor je stakeholders. Neem ze bijvoorbeeld mee naar andere locaties of organisaties die een soortgelijke transitie doormaakten.
4. Faciliteer en stimuleer dialoog
Jasper Lentjes - Scrummaster/projectmanager
“Onderschat nooit de kracht van een goede dialoog. Alleen zenden werkt niet. Mensen voelen zich dan niet gehoord en zetten hun hakken in het zand. Het gaat bovendien om het smeden van een team. Er zijn tal van persoonlijkheden, meningen, belangen en sentimenten binnen een organisatie. Niet iedereen is even goed in het aanvaarden en doorstaan van verandering. Dat mag er zijn. Door open communicatie en transparantie ontstaat een veilige basis voor het uiten van frustraties en onzekerheden. Van daaruit is het bespreekbaar en op te lossen. Werk bijvoorbeeld met de scrum values: durf, focus, commitment, respect en openheid. Pas als er openheid en respect is, kun je verder bouwen aan commitment. Als er commitment is, kun je focus aanbrengen. En als je een dreamteam hebt, durven mensen nieuwe ideeën aan te dragen of kritisch te zijn. Of iets moeilijks aan te gaan omdat ze niet bang zijn om te falen. Faciliteer tussentijdse evaluaties met het team waarbij iedereen eerlijk en respectvol feedback kan geven en ontvangen. De zogenaamde sprintreviews zijn eveneens belangrijke feedbackmomenten maar dan met de stakeholders.”
Door open communicatie en transparantie ontstaat een veilige basis voor het uiten van frustraties en onzekerheden. Van daaruit is het bespreekbaar en op te lossen.
5. Vier successen, grote én kleine
Jasper Lentjes - Scrummaster/projectmanager
“Dit is misschien wel de belangrijkste tip. Stel je hebt een mooi team, je bent met gave dingen bezig, je bereikt met elkaar een mijlpaal en vervolgens… besteedt niemand er aandacht aan. Als in: een nieuwe functionaliteit, waar door iedereen hard aan gewerkt is, gaat live en that’s it. Eeuwig zonde. Vier successen, grote én kleine. Vooral binnen grote projecten werkt dat motiverend. Als team werk je dan van hoogtepunt naar hoogtepunt, waardoor een project door alle betrokkenen veel positiever wordt ervaren. De vorm waarin je de successen viert mag soms best een beetje out of the box zijn. Ik organiseer bijvoorbeeld wel eens een ‘pubquiz’ met grappige vragen over het project en het team die alleen insiders kunnen weten. Allerlei details en anekdotes passeren de revue en mensen kunnen even ontspannen. Je werkt hiermee aan de onderlinge band en staat met elkaar stil bij alles wat je als team al hebt meegemaakt. Zo ontstaat er weer nieuwe energie om het project voort te zetten en richting het volgende succes te gaan. Ook creëer je op deze manier mind space voor nieuwe ideeën, inzichten en innovaties.”
6. Geef je team autonomie
Frank van Houten - Software-architect
“Als je wil dat mensen verantwoordelijkheid nemen, moet je ze vertrouwen geven. Schep een atmosfeer waarin mensen weten waar ze voor gaan en staan. Door de DevOps-werkwijze worden steeds kleine delen opgeleverd, waardoor het risico op kritieke issues minimaal is als zo’n deel live gaat. Iedereen kan erop vertrouwen dat het systeem niet onderuit gaat als een functionaliteit in gebruik wordt genomen. Als team kun je dus doorpakken. Hoe sneller dingen live staan, hoe eerder er feedback vanuit de organisatie komt waardoor je weet wat en hoe er kan worden doorontwikkeld. En blijkt iets op een gegeven moment niet of nauwelijks gebruikt te worden? Dan kan dat van de lijst om doorontwikkeld te worden. Doordat je een team autonomie geeft, kunnen ze snel live blijven gaan met kleinere onderdelen en zijn ze zelf verantwoordelijk voor dingen die wél misgaan. Dus niet eerst alles dood-vergaderen en eindeloos afstemmen, maar de vaart erin houden en meters maken. Dat levert concrete waarde en data op, waar je weer mee verder kan.”
Doordat je een team autonomie geeft, kunnen ze snel live blijven gaan met kleinere onderdelen en zijn ze zelf verantwoordelijk voor dingen die wél misgaan. Dus niet eerst alles dood-vergaderen en eindeloos afstemmen, maar de vaart erin houden en meters maken.
7. Besef dat het nooit ‘af’ is
Frank van Houten - Software-architect
“Het bleek al bij tip 6: doorontwikkeling is real. Vanuit de DevOps-gedachte heb je eigenlijk geen bestaansrecht als je niet blijft doorontwikkelen. Een product of platform is nooit af. Je kunt dus zelfs stellen dat digitale veranderingen oneindig zijn. Wat als Spotify of Facebook niet meer met updates en nieuwe functionaliteiten zouden komen? Gebruikers raken verveeld en stappen na een tijdje over op een andere dienst. Stilstaan is achteruitgang. Als je op die manier veranderingen aangaat, blijf je altijd alert op wat er nog anders of beter kan. Inspireer ook anderen met die mindset, zodat je als organisatie, afdeling of team nooit slaperig wordt, kansen blijft zien en nieuwe projecten opstart.”
8. Stel met User Experience (UX) design je eindgebruikers centraal
William van Ommen & Dennis Niekamp – UX designers
“Met een goed UX-design vertaal je de voorkeuren, behoeften en belangen van eindgebruikers naar een fijne gebruikerservaring. Of de digitale verandering nou een website, softwareprogramma of app is, je bouwt hierdoor gegarandeerd aan een oplossing die 100% aansluit op de mensen die het digitale product gebruiken. Neem in dit proces alles mee wat ook maar enigszins van belang kan zijn. Bijvoorbeeld het werk- en denkniveau van de eindgebruikers. Bij Winvision hebben we altijd de driehoek Techniek, Organisatie en Mens voor ogen. UX-design vormt hierbinnen de verbindende kracht. Vanuit de techniek werk je samen met de developers zodat zij logische interacties bouwen en vanuit de organisatie houd je rekening met de belangrijkste business-doelstellingen. Het beoogde product moet immers aansluiten bij de ambities van de organisatie én moet volledig omarmd worden door de eindgebruikers. UX is dus essentieel voor een succesvol digitaal product!”
Met een goed UX-design vertaal je de voorkeuren, behoeften en belangen van eindgebruikers naar een fijne gebruikerservaring. Of de digitale verandering nou een website, softwareprogramma of app is, je bouwt hierdoor gegarandeerd aan een oplossing die 100% aansluit op de mensen die het digitale product gebruiken.
Een keer sparren?
Ik denk graag mee over jullie digitale verandering. Vul het formulier in en ik bel je zo snel mogelijk terug.
