Datagedreven ondernemen: maar hoe dan?
5 vragen aan woningcorporatie De Woonplaats
Het klinkt fantastisch: kunnen sturen op basis van actuele, gestructureerde en relevante data. En dat is het ook. Wie wil er nu niet blind kunnen vertrouwen op heldere dashboards en doeltreffende rapporten? Hoewel deze manier van werken enorm in opkomst is, vindt bij veel organisaties de besluitvorming nog plaats op basis van het beruchte onderbuikgevoel of het discutabele ‘we hebben het altijd zo gedaan’-principe.
Toch lopen er gelukkig binnen vrijwel elke organisatie, onafhankelijk van grootte en sector, volhardende voorvechters rond van het datagedreven ondernemen. Herken jij jezelf hierin en wil je jouw organisatie meekrijgen? Laat je dan inspireren door deze blog.
We stellen 5 vragen aan Evelien Schurink en Edwin Kruger, beide werkzaam bij De Woonplaats, onder de woningcorporaties één van de data-voorlopers.
Evelien is Projectleider Innovatie en voorzitter van het Verbeterteam en Edwin is Adviseur Informatievoorziening & Datawarehousing. Samen formuleren zij de antwoorden ondersteund door vele mooie praktijkvoorbeelden.
Vraag 1 | Welke aanpak staat aan de basis van jullie succesvolledatagedrevenheid?
“Wij wisten: een datatransformatie is niet zomaar iets. Dat mag beseft en benoemd worden. De voordelen zijn onmiskenbaar, maar de route ernaartoe wordt getekend door met wie je de reis aangaat. Hoe staan zij erin en wat is hun rol? Dat is essentieel. Maar goed nieuws, daar heb je zelf grip op. Het is een verandertraject, dus gingen we er ook op die manier mee om. Laten we groot denken, maar klein beginnen, zeiden we tegen elkaar. En zo zijn we stap voor stap gegroeid in ons succesverhaal. We namen hierin direct alle lagen van de organisatie mee. Informeren, participeren en evalueren vormden bij ons een terugkerende cyclus.
Test hoe datavolwassen jouw organisatie is: Doe de Data Maturity Scan!
Dus iedereen op de hoogte houden, stimuleren dat mensen actief meedenken én tussentijds feedback ophalen en daar ook echt vorm en opvolging aan geven. Als collega’s zich gehoord, begrepen en onderdeel van de verandering voelen, is het draagvlak groot. In technische zin: ‘zuivere data’ werd ons mantra. Je kunt investeren in BI en alle mogelijke tools die dit ondersteunen, maar wat eruit komt, is afhankelijk van wat je erin stopt. En dat houdt dus nooit op. Het is aan jou als organisatie om dag in, dag uit, de relevantie, correctheid en kwaliteit van de input-data te checken. Kwestie van er een werkproces van maken. En ook daar heb je de business bij nodig. Beslissers, beleidsmakers, maar ook teamleiders, moesten aangeven wat ze nou precies willen weten en waarop ze sturen. Daar gingen we heel transparant mee om, ook voor wat betreft de output. De uiteindelijke dashboards worden overal op kantoor op schermen weergegeven. Dit stemmen we af per afdeling en team. Wat zijn de doelen, waar staan we, wat gaat goed, wat kan beter? Puur opbouwend qua inzicht en bewustwording. Dit wordt door iedereen omarmd en gewaardeerd.”
“Laten we groot denken, maar klein beginnen”
Vraag 2 | Op welke voorbeelden van jullie datagedrevenheid zijn jullie het meest trots?
“Moeilijk om te kiezen! Een recent mooi voorbeeld heeft te maken met het zuiveren van onze data. We zijn druk geweest met onze eigen data kloppend te krijgen met de gemeentelijke data. Als je bijvoorbeeld kijkt naar het Kadaster en de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen); dat gaat om talloze kenmerken, coderingen en indicatoren. Door deze te vergelijken en vlot te trekken met onze eigen gegevens, ontstaat een zuiver vertrekpunt voor onze tools en dashboards. Dat kost even tijd, maar het gaat steeds om afgebakende klussen die een groter doel dienen. Alle betrokkenen zijn zich daarvan bewust en dat is geweldig om te merken.
Ook wel aardig om te noemen: datagedrevenheid is top, maar hierbij rekening houden met je interne doelgroep is heel belangrijk. Zo hebben we onze wijkbeheerders. Dat zijn onmisbare rauwdouwers met op zijn zachtst gezegd weinig passie voor getallen. De oplossing? Het visueel aantrekkelijk en begrijpelijk maken. Op het scherm in hun werkruimte worden daarom geen tabellen of grafieken getoond, maar een aquarium met rondzwemmende vissen. De grote felgekleurde vissen vallen het meest op en de termen op hun buik zijn in die periode het meest belangrijk. Vaak gaat dat om zaken rondom onderhoud en reparaties. Dat is dan waar de wijkbeheerders zich op moeten focussen. Dit werkt ontzettend goed en enthousiasmerend.
We zijn daarnaast constant bezig met het labelen van onze woningen. Vervangen we de sloten of rookmelders? Dan staat dat op adresniveau geregistreerd. Dat was vroeger wel anders. Sowieso staat alles nu centraal opgeslagen, op welk vlak dan ook. Het grote voordeel: als een woning in mutatie komt, zijn de data gegarandeerd actueel en compleet. Ook belangrijk voor de waardebepaling. Daarnaast zetten we een assetmanagementtool in rondom de leegstandscijfers in relatie tot reparatie en onderhoud. Doel: alle complexen samenbrengen en deze naar behoren interpreteren en hier logische besluiten op nemen. Moeten we verduurzamen, renoveren, verbouwen of slopen? We weten het dankzij de data precies.
Tot slot noemen we graag het voorbeeld rondom ons project ‘gebiedsgericht werken’. We hebben Enschede opgeknipt in stadsdelen, met voor elk deel eigen relevante dashboards. Zo kunnen de verantwoordelijken gericht anticiperen op trends en ontwikkelingen. Welke opzeggingen zijn er en waarom, hoeveel woningen staan leeg, hebben we wel of geen passend verhuuraanbod? Hier kun je dan op sturen. Dit trekken we ook door naar ons klantcontactcentrum. Hoeveel woningzoekenden reageren en wat is belangrijk voor hen? Wat leeft er onder huurders, waar lopen ze tegenaan en waar wordt vaak over gebeld? Leefbaarheid hebben we hoog in het vaandel staan. Hier kunnen we dan op inspelen met berichten in de media en via onze eigen online kanalen. Fijn voor onze doelgroep, maar ook ontlastend voor onze binnendienstmedewerkers.”
Lees hieronder verder voor nog drie interessante vragen aan De Woonplaats!
Wil je meer leren over data? Schrijf je nu in voor één van onze lunch & learns over datagedreven ondernemen!
“Het zijn maar cijfers, het gaat om de interpretatie”
Vraag 3 | Wat voor rol speelt het Verbeterteam in dit kader binnen jullie organisatie?
“De term ‘veranderen’ levert nogal eens weerstand en jeuk op. We noemen het dus liever ‘verbeteren’. Het leek ons goed om hier een speciale taskforce voor in het leven te roepen, een organisatie-overstijgend team met bevlogen ambassadeurs en aanspreekpunten. Dit om het datagedreven gedachtegoed blijvend on top of mind te houden. Elke afdeling wordt in dit team vertegenwoordigd, zodat de lijnen voor alle medewerkers kort zijn. Iedereen kan ideeën aandragen of issues indienen. Als we bijeen komen schuiven regelmatig collega’s aan die bepaalde zaken aandroegen en graag mee willen denken. Datagedrevenheid maakt dingen extra zichtbaar en meetbaar. Soms moeten bepaalde collega’s daar nog aan wennen en dat kunnen ze gerust aankaarten. Onze cultuur is heel open, dus mensen voelen die vrijheid gelukkig. We hameren er altijd op: het zijn maar cijfers, het gaat om de interpretatie. Neem dat gebiedsgericht werken. Uit de rapporten kan blijken dat iemand vergeleken met een collega veel minder inspecties doet. Dan zeggen we: misschien heeft diegene vooral gestapelde appartementen in portefeuille. Dat gaat veel sneller en efficiënter dan wanneer iemand een halve wijk door moet. Ons team is er dus ook voor de relativeringen en ophelderingen. Datagedrevenheid is serieus, maar moet vooral leúk blijven.”
Vraag 4 | Wat is jullie playlist met toekomstmuziek?
“Terechte vraag, want het is duidelijk: de datagedrevenheid van je organisatie stopt nooit en is altijd in ontwikkeling. Ook De Woonplaats blijft dus vooruitkijken en experimenteren. Zo zijn we momenteel aan het voorsorteren op het genereren van voorspellende data en flirten we met process mining. Nieuwe impulsen brengen leuke uitdagingen met zich mee. Uiteraard hebben we onze IT-partners, maar we willen het ook echt zelf begrijpen. Hier is alle ruimte voor. In deze fase zien we het als een trial & error playground. Daarnaast: alles gaat richting de cloud. Dat is een aardige beproeving, want hoe houd je dit overzichtelijk en vooral ook veilig? We hebben een eigen data security officer en data privacy officer in huis, die spelen hierin een cruciale rol. Kortom, wij zijn nog wel even zoet.”
Net als De Woonplaats je kansen benutten? Versnel met een DevOps Dreamteam!
“Datagedrevenheid moet je niet alleen creëren, ook blijven faciliteren”
Vraag 5 | Nog een paar gouden tips voor mensen die hun organisatie mee willen krijgen?
“Zie de transitie naar datagedreven ondernemen niet als project. Het is een way of life en het moet echt bij iedereen door het bloed gaan stromen. Zorg voor voldoende informatie en interactie en bedenk creatieve oplossingen om collega’s aan te haken. Het is pertinent géén ICT-feestje, maar iets waar iedereen iets van mag vinden en voordeel uit haalt. En ja dat kost tijd en energie. Veel praten en verbinding zoeken, weerstand wegnemen, in herhaling vallen, soms met periodes waarin je steeds een stap vooruit zet gevolgd door twee stappen achteruit, maar per saldo blijf je dus in beweging. Durf die lange adem te hebben en tussentijds de successen te vieren. En borg de benodigde mindset! Sinds kort hebben wij De Woonplaats Academy. Breed qua opzet, maar met focus op onze datagedrevenheid en digitalisering. Collega’s kunnen testjes en opdrachten doen en tutorials volgen voor applicaties. Ook hebben we er een soort buddy-systeem aan gekoppeld. Kun je al goed uit de voeten met bepaalde tools en wil je een collega helpen? Dan matchen we je met iemand die aangeeft nog wat hulp te kunnen gebruiken. Datagedrevenheid moet je niet alleen creëren, maar ook blijven faciliteren. Elkaar bijspijkeren kan bij ons dus gewoon onder werktijd. Laagdrempelig, effectief en nog goed voor de saamhorigheid ook!”
Een keertje sparren over data?
