Domotica implementeren in de zorg | vijf tips
Domotica staat voor het automatiseren van processen in huis. Iedereen heeft wel een vriend die, als je er op bezoek gaat, trots in zijn handen klapt om te laten zien hoe de lichten spontaan aangaan of de gordijnen vanzelf sluiten.
Ook in de zorg, vooral in de Verpleeg-, Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT), is deze vorm van automatisering goed toepasbaar, omdat cliënten binnen de muren van hun eigen leefruimte worden verzorgd en zo veiliger kunnen wonen. Dat domotica in deze sector aan populariteit wint is positief, maar een vlekkeloze implementatie is helaas niet vanzelfsprekend.
In deze blog geven we vijf tips om jouw kans op succes te vergroten. Ook komt Robert Perdon aan het woord, hij is Senior Consultant en Programmamanager Zorgdomotica bij Winvision.
Veiligheid van de cliënt staat voorop
Robert: “Het is onmiskenbaar dat zorgdomotica VVT-instellingen ondersteunt in het dagelijkse werk, waardoor zorgverleners meer tijd hebben voor belangrijke taken rondom de cliënt. Slimme sensoren, alarmknoppen, smartphones met apps voor medewerkers en intelligente camera's; het is er allemaal. Wat dacht je bijvoorbeeld van sensoren die ’s nachts beweging monitoren. Mocht een cliënt vallen als hij of zij ’s nachts naar het toilet loopt, dan gaat er een alarm naar de smartphone en de zorgverlener weet precies waar ze moet zijn en waarom. Domotica wordt steeds slimmer. Sensoren zijn ook in bredere zin in staat om het leefpatroon van de cliënt te monitoren. Analyse van deze data kan leiden tot het eerder herkennen van een afwijkend leefpatroon. Alles uiteraard in overleg met de cliënt en de familie, want privacy is een groot goed. Veel toepassingen zijn er om het leven van de cliënt én de zorgverleners te vereenvoudigen, maar bovenal draaien ze om de veiligheid van de cliënt. Die staat altijd voorop. Dat geeft extra rust en vertrouwen voor alle betrokkenen. Positief dus allemaal, maar een goed projectmanagement van zorgdomotica is essentieel.”
Vijf tips om de implementatie te laten slagen
Ben jij je aan het oriënteren op zorgdomotica voor jouw zorginstelling of weet je niet hoe je deze naar behoren geïmplementeerd krijgt? Succes staat of valt met de manier waarop de implementatie wordt voorbereid, uitgevoerd en opgevolgd. Hieronder geven we vijf tips.
TIP 1 | Neem niet de techniek, maar de mens als leidend uitgangspunt
Dat lijkt logisch, maar in de praktijk wordt het nogal eens omgedraaid. Medewerkers moeten zich dan plooien naar de software en tools, terwijl die vaak totaal niet aansluiten op de processen, belangen, wensen en sentimenten van de ‘mensen op de vloer’ en cliënten. Ga dus voordat de techniek überhaupt in beeld komt met elkaar om de tafel om uiteen te zetten waar de automatisering nou eigenlijk aan moet voldoen. De domotica staat dan in dienst van jullie visie op (en aanpak van) de zorgverlening, in plaats van andersom.
TIP 2 | Kies niet voor ‘one size fits all’ maar voor maatwerk
Ideaal: een plug & play domotica-pakket dat bewezen succesvol is in de gehele zorgsector. Nee dus. Ja, de implementatie gaat dan tien keer zo snel, maar uiteindelijk vliegen de haken en ogen je om de oren, is er intern veel ontevredenheid en sluiten de toepassingen niet aan op de cliëntbehoeften. Kun je gewoon weer terug naar de tekentafel, meestal met een andere leverancier. Het project duurt alsnog veel langer en de kosten lopen enorm op. Ga dus direct voor maatwerk en goede begeleiding.
> Lees meer over datagedreven ondernemen bij WijZijn Traverse Groep
TIP 3 | Doe het er niet ‘even naast’, zorg voor eigenaarschap en commitment
“Leuk, zo’n traject, maar daar hebben we eigenlijk helemaal geen tijd voor.” Vervolgens worden Lucas van ICT en Annemiek van bedrijfsvoering een paar uur per week vrijgemaakt om de kar te trekken. Daar gaat het mis. Je hebt een goede en ervaren projectleider nodig die de mens en organisatie centraal stelt. In sommige gevallen is het ook raadzaam om een verandermanager aan te haken. Zijn deze rollen intern niet beschikbaar? Huur deze dan in. Dit betaalt zich dubbel en dwars terug in een domotica-toepassing die naadloos aansluit op jullie dagelijkse praktijk. Zorgmedewerkers blij, cliënten tevreden.
Lees hieronder verder voor tip 4 en 5!
TIP 4 | Eerst draagvlak en volledige adoptie, dan training
Zie het trainen van de eindgebruikers niet als onderdeel van de adoptie (van de nieuwe zorgdomotica, maar als vervolg daarop). Pas als iedereen zich gehoord voelt, de weerstand minimaal is én de gehele organisatie weet hoe de nieuwe werkwijze in elkaar steekt, is er sprake van draagvlak en volledige adoptie. Je gaat de training dan in met mensen die er zin in hebben. Die de voordelen zien van de verandering en een constructieve mindset hebben. Niets is zo belemmerend en frustrerend als een klasje met mensen die elkaar onderling zitten te voeden met beren op de weg.
> Je kansen optimaal benutten? Versnel met een DevOps Dreamteam!
TIP 5 | Zie de oplevering niet als eindpunt, maar als start van de borging
Het project is opgeleverd, de zorgdomotica staat live. Klaar? Nee, verre van dat. Op dat moment begint ‘het’ pas. Als je de processen die je tijdens de projectfase in gang hebt gezet blijft borgen, voorkom je dat het project volgend jaar opnieuw moet worden opgestart. Het is belangrijk dat de opgeleide key-users (functioneel) bijblijven met de systemen, dat ze weten wat er verandert, welke nieuwe wensen er ontstaan én dat erop wordt toegezien dat de zorgdomotica hierop aan blijft sluiten. Je bent met dit soort vernieuwingen een digitaliseringstraject ingegaan dat feitelijk nooit ophoudt. Dat geldt voor de zorgverlening, maar ook zeker voor de (technische) beheerkant. Een grote maar ook leuke opgave!
Het succesverhaal van zorgspectrum het zand
Op het IndustryForum Healthcare 2022 gaf Robert Perdon samen met Janine Noordhuis, Raad van Bestuur bij opdrachtgever Zorgspectrum Het Zand, een lezing over de succesvolle implementatie van hun zorgdomotica. Janine: “Winvision ziet direct wat je nodig hebt en handelt daarnaar. Door hun zichtbaarheid, expertise en stevige procesbegeleiding, creëren ze structuur, rust en vertrouwen. We zijn uitermate tevreden.” Robert: “Als ingevlogen programmamanager stel ik de organisatie en de eindgebruikers centraal, maar houd ik me ook met de techniek bezig. Daarnaast zorg ik dat ik een verandermanager bij het traject betrek. Want dat is wat we aan het doen zijn: veranderen. Dat luistert nauw. Winvision werkt vanuit het principe dat Organisatie, Mens en Techniek in balans moeten zijn om een succesvolle implementatie te realiseren. We doorlopen trajecten in vijf stappen: bewustwording, willen, kennen, kunnen en borgen. De visie van de organisatie, de cliënten en de medewerkers zijn leidend als het gaat om de inzet en het gebruik van zorgdomotica. Zo is dus ook de projectstructuur ingericht, waarbij interactieve werkgroepen voornamelijk uit zorgmedewerkers bestaan. Hiermee worden zowel de zorgprocessen als de cliëntveiligheid geborgd. Het is mooi om te zien hoe de zorgdomotica bij Het Zand nu volledig bijdraagt én ondersteunend is aan hun zorgverlening.”
Ik denk graag met je mee!
