Hoe werk je thuis met Microsoft Teams? Wij geven je 6 praktische tips!

Tip 1: Blijf goed op de hoogte door het inschakelen van meldingen

In Teams kun je meldingen inschakelen. Zo blijf je goed op de hoogte van belangrijke zaken en krijg je een seintje als collega’s je proberen te bereiken.

Het inschakelen van meldingen doe je zo:

• Klik op je profiel rechtsboven in het scherm.
• Klik op Instellingen en kies vervolgens voor Meldingen.

Je ziet nu een overzicht van verschillende meldingen in Teams. Wij raden aan om minimaal de optie Banner aan te zetten. Dit betekent dat je een pop-upmelding rechtsonder in beeld krijgt.

Tip 2: Online vergaderen met meerdere collega’s. 

Wanneer je een nieuwe vergadering inplant, is het handig om er direct een Teams-meeting van te maken. Zo hebben je collega’s de mogelijkheid om online deel te nemen aan de vergadering als zij om een of andere reden niet fysiek aanwezig kunnen zijn.   

Hoe doe je dit? 

• Ga naar je Outlook-agenda en plan een nieuwe afspraak.   
• In het afsprakenvenster heb je de mogelijkheid om de optie Teams-vergadering aan te zetten.   
• Vul de rest van de informatie in en klik op Verzenden.   
• De genodigden ontvangen de afspraak met daarin een linkje Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering.   
• Wanneer zij online willen deelnemen, hoeven ze alleen op deze link te klikken zodra de vergadering start.   
• Iedereen kan zelf kiezen of hij/zij wil deelnemen met alleen geluid of ook met beeld.  

Meer inspiratie? Bekijk onze inspiratieworkshop datagedreven ondernemen!

Tip 3: Beeldscherm delen tijdens de online vergadering. 

In sommige gevallen is het handig als je tijdens een online vergadering iets kunt laten zien. Denk aan een presentatie of de agenda van de vergadering. Tijdens de Teams-meeting kun je je scherm delen met de rest van de deelnemers. 

Hoe doe je dit?

• Je neemt eerst deel aan een vergadering en klikt daarna op het icoontje Delen. 
• Onder in beeld krijg je verschillende opties te zien. Je kunt ervoor kiezen je hele bureaublad te delen, een bepaald venster of een bestand.  
• Jouw beeld is nu zichtbaar voor alle deelnemers in de meeting. 
• Laat je bijvoorbeeld een PowerPointpresentatie zien? Als je met je muis op de presentatie gaat staan, kun je kiezen of andere deelnemers zelf door de presentatie mogen bladeren. Ook kun je het presenteren hier weer stoppen.  

Tip 4: Vergadering opnemen. 

Er is natuurlijk een grote kans dat niet alle collega’s bij een vergadering aanwezig kunnen zijn. Via Teams kun je de vergadering opnemen, zodat ook collega’s die de meeting hebben gemist hem op een later tijdstip kunnen terugzien via een link.  

Hoe doe je dit? 

• Start een Teams-meeting. 
• Blur eventueel je scherm (zie volgende tip!) en demp je geluid.
• Via de ‘drie puntjes’ in je beeld die de opties weergeven kun je een opname starten.
• Als je de meeting afsluit, wordt de video opgeslagen.
• De link kun je vervolgens delen met de collega’s die niet bij de vergadering waren. 

Tip 5: Achtergrond wazig maken/blurren.

Als je niet de mogelijkheid hebt om face-to-face te vergaderen, is het wel fijn als je tijdens de online vergadering je camera aanzet. Zo pik je ook de non-verbale communicatie van je collega’s op. Moedig elkaar dus aan om allemaal de camera van de laptop of telefoon aan te zetten tijdens de vergadering. Gebruik de functie achtergrond blurren om focus te houden op de deelnemers en niet afgeleid te worden door wat er op de achtergrond gebeurt.

Hoe doe je dit? 

• Start een Teams-meeting. 
• Zet het vinkje achtergrond blurren aan.
• Zorg dat je camera en het geluid aan staan. 
• Klik op deelnemen. 
• Je collega’s kunnen jou nu horen en zien, maar zien niet wat er achter je gebeurt. De vergadering kan beginnen. 

Tip 6: Melding instellen op een document.

We sluiten af met een handige tip met betrekking tot het samenwerken aan documenten. Want wist je al dat je een melding kunt instellen op een document? Zo kun je bijvoorbeeld een mail of sms ontvangen als er iemand aan het document heeft gewerkt.  

Hoe doe je dit? 

• Open het kanaal waar het bestand staat en kies voor Openen in SharePoint. 
• Klik met je rechtermuisknop op het document en kies voor Mij waarschuwen. 
• Je kunt hier verder instellen hoe en wanneer je de melding wilt ontvangen.