Datawasstraat en Power BI voor afdeling Finance van TU Delft
Grote verbeteringen op financiële processen
Afdeling Finance van TU Delft kon vragen vanuit de organisatie niet makkelijk beantwoorden doordat de processen niet goed ingericht waren. Systemen praatten niet met elkaar en er bestonden verschillende databronnen. Onder leiding van onze interim-manager Carlo van Haren is de data nu gestructureerd met een ‘datawasstraat’ en zijn er dashboards en rapportages gebouwd in Power BI. De oplossing wordt nu dagelijks met succes gebruikt en groeit nog steeds!
Bij TU Delft zijn diverse systemen waarin financiële gegevens worden verwerkt, zoals projectadministratie, bestellingen en facturatie, studentsystemen en de financiële hoofdadministratie. Deze systemen wisselen gegevens met elkaar uit. Carlo: "En dat moet uiteraard goed gecontroleerd worden. Na de update van het bestelsysteem kwamen er vragen over specifieke bestellingen en of die goed werden verwerkt. Belangrijke vragen waar we met de huidige inrichting van processen niet zomaar een antwoord op konden geven.”
Dashboard voor 360-graden view op financiële data
Aan Carlo en het functioneel beheer-team van afdeling Finance dus de taak om hiervoor een oplossing te bedenken. "We hebben toen voorgesteld het bestelsysteem en het financiële administratiesysteem integraal met elkaar te vergelijken. Zo zijn we begonnen met het opzetten van een datadashboard dat ons uiteindelijk een 360 graden-view op de financiële data zou moeten geven. Allereerst zijn we het bestelsysteem en de financiële administratie gaan uitlezen en op zoek gegaan naar koppelpunten tussen die twee. Vervolgens zijn we gaan vergelijken: komt elke eurocent in systeem 1 ook in systeem 2 voor? Zo konden we op een veel meer gedetailleerd niveau vergelijkingen en controles uitvoeren, ook op procesniveau. Met het dashboard hadden we ineens ook een tool in handen om veel meer te kunnen doen. Zoals procescontroles, performance-indicatoren en gedetailleerde rapportages."
Operationele informatie in een database
Terwijl Carlo en de medewerkers van Functioneel Beheer werkten aan deze oplossing, liep er bij TU Delft ook een project om een datawarehouse op te zetten, dat in de toekomst informatie zou kunnen genereren die vergelijkbaar is met die van het financiële datadashboard. "Maar dat datawarehouse was nog in ontwikkeling, Finance was er nog niet in opgenomen. Dat project had ook vooral als doel het College van Bestuur te voorzien van bestuurlijke informatie. Wat wij zochten, was de piramide daaronder; de operationele informatie. En als je eenmaal een database hebt met alle informatie van het bestelsysteem en de financiële administratie, kun je besluiten om bijvoorbeeld ook de projectadministratie en de studentadministratie eraan toe te voegen. Zo kom je tot wat wij wilden bereiken: die 360 graden-view op alle financiële data."
Gestructureerde data met een datawasstraat
Al werkende aan hun oplossing beseften Carlo en zijn team steeds meer dat ze iets bijzonders in handen hadden. "Het was meer dan alleen een oplossing voor de vraag waarmee we waren begonnen. Op een gegeven moment ontdekten we: we groeien uit ons jasje met wat we nu aan het doen zijn. Zo zijn we toe gaan werken naar een datawasstraat en een daarbij passende werkwijze: heel gestructureerd brondata verzamelen, door de wasstraat halen en vervolgens met een mooie schone dataset rapportages opbouwen. We kozen voor een oplossing waarin we op een gestructureerde manier de data geschikt maken voor diverse doelgroepen en verschillende dashboards, zonder te veel intelligentie in de dashboards zelf te hoeven bouwen."
Front-end in Microsoft Power BI
De datawasstraat is gebouwd in Python, de front-end hoofdzakelijk in Power BI. De oplossing wordt nu dagelijks met succes gebruikt en groeit nog steeds. "Al met al is het een heel waardevolle exercitie geweest, die een boost heeft gegeven aan het datagestuurd rapporteren en het doen van analyses op financiële data. Uiteindelijk, als je het heel structureel wilt aanpakken, moet dit soort oplossingen onderdeel zijn van het datawarehouse. De ontwikkeling daarvan ging voor ons op dat moment echter niet snel genoeg en de diepgang was nog onvoldoende. Vandaar dat we voor deze tussenstap hebben gekozen."
Van beheergericht naar oplossingsgericht
Carlo wil nog benadrukken dat het succes niet alleen aan hem en Winvision te danken is.
"Wij hebben als Winvision een mooie rol mogen spelen met onze expertise en specialisten, maar het is vooral een vruchtbare samenwerking geweest met medewerkers van TU Delft. Ook positief is dat dit traject heeft geleid tot een verandering van werkwijze voor ons team: niet meer alleen tickets beheren maar vanuit een integrale benadering oplossingen bieden voor onze klanten. Deze omslag wordt weerspiegeld in het feit dat 'Functioneel Beheer' inmiddels is omgedoopt tot 'Solution Center'."