Terug naar overzicht

Gemeente Delft & Rijswijk samen met Delft Support over naar Microsoft 365

Gemeente Delft trekt op ICT-gebied vaak samen op met gemeente Rijswijk en Delft Support (een organisatie die inwoners van Delft praktische ondersteuning biedt op het vlak van zorg, jeugdhulp en maatschappelijke vraagstukken). Zo migreerden de drie partners ooit in een gezamenlijk project naar Windows 10. Ook de implementatie van Microsoft 365, die op het moment van schrijven in volle gang is, vlogen ze samen aan. Een omvangrijk project, waarin Winvision een belangrijke rol mag vervullen.

De keuze voor Office 365

De keuze voor Office 365 was eigenlijk een logische stap, vertelt Sandra van Krimpen, die vanuit gemeente Delft leiding geeft aan het project. "We werkten allemaal nog met een oude versie van Office en die was echt toe aan een upgrade. Daarnaast speelde onze visie op de toekomst: hoe willen we met elkaar werken? Hoe geven we invulling aan de toenemende behoefte aan thuiswerken? Hoe kunnen we slim samenwerken aan documenten, niet alleen met directe collega's maar ook afdelings- en zelfs gemeente-overstijgend?".

Aanbestedingen

Met Microsoft 365 hebben de drie partners gekozen voor het vertrouwde van Office, maar dan met de uitgebreide functionaliteit waar zij in deze tijd behoefte aan hebben. Voor het opstellen van een plan voor de overgang naar Microsoft 365 werd een aanbesteding uitgeschreven. "Van de inzenders kwam Winvision met het sterkste voorstel", vertelt Sandra. "Vervolgens hebben we een aanbesteding gedaan voor de implementatiepartner, en ook daarin kwam Winvision met het voorstel dat het beste bij ons paste. We hadden ook het idee dat zij onze vraagstelling het beste hadden gelezen."

De vertaalslag naar techniek en draagvlak creëren

Esther Witjes is vanuit Winvision bij het project betrokken als verandermanager. Zij vertelt dat er aan de implementatie een uitgebreid traject vooraf is gegaan. "Onze voornaamste taak was om het project niet vanuit de techniek neer te zetten maar organisatie- en mens-gedreven. We wilden vanuit de organisatie de vertaalslag maken naar techniek en daar vervolgens de mensen in meenemen. Om dat op een goede manier te kunnen doen, hebben we eerst veel in kaart gebracht. Wat betekent de overstap naar Microsoft 365 voor medewerkers? Hoe creëren we draagvlak? Hoe halen we binnen de organisatie op wat er aan ondersteuning nodig is? Aan de inrichting van de projectorganisatie hebben we veel aandacht besteed. We hebben uiteindelijk gekozen voor een organisatie met een projectleider, een techniekteam en een veranderteam. Dat is in lijn met het driehoeksmodel dat we bij Winvision bij voorkeur hanteren, waarin organisatie, mens en techniek met elkaar in balans zijn. Dan pas kun je namelijk een verandering écht goed neerzetten."

Drie organisaties, één omgeving?

Roy Linde werkt als projectmanager namens Winvision nauw samen met Sandra van Krimpen. "We hebben hier te maken met drie organisaties die allemaal hun eigen ding doen. Een belangrijke keuze die we al in een heel vroeg stadium moesten maken was: gaan we voor één Microsoft 365-omgeving voor alle organisaties of een aparte omgeving per organisatie? Om die vraag te beantwoorden, hebben we eerst een paar stappen terug moeten zetten: wat is onze visie op de samenwerking, ook voor de komende jaren? Dat is echt een organisatorische kwestie, die veel verder gaat dan ICT. Uiteindelijk is besloten dat de Microsoft 365-omgeving wordt gesplitst in twee omgevingen: een voor gemeente Delft en Delft Support samen, en een voor gemeente Rijswijk. Dat heeft natuurlijk ook consequenties voor zaken als het beheer.”

Key-users & de menskant

De uitvoering van het project bestaat uit meerdere stappen, met achtereenvolgens de overgang naar de nieuwe Office Suite, het naar de cloud brengen van Outlook en de implementatie van OneDrive en Teams. Het is de bedoeling dat het traject eind 2021 helemaal is afgerond. Esther Witjes maakt zich vanuit haar rol sterk voor de 'menskant' van het project. "Ik focus nu vooral op het creëren van draagvlak bij het management, de afdelingshoofden. Hoe meer zij betrokken zijn, hoe beter ze ook zelf draagvlak kunnen gaan creëren bij hun medewerkers. Daarnaast zijn we bezig met het selecteren van key-users die hun collega's straks kunnen gaan helpen in het gebruik van de nieuwe omgeving."

Tevreden

Sandra van Krimpen is goed te spreken over hoe het project tot nu toe is verlopen. "Ik ben erg tevreden over de samenwerking met Roy, Esther en de andere projectmedewerkers vanuit Winvision. Corona is natuurlijk wel een factor die het hele project extra complex heeft gemaakt. We moeten roeien met de riemen die we hebben. Maar ik moet zeggen dat dat eigenlijk heel goed gaat."