Gemeente Deventer, Olst-Wijhe en Raalte: Een grote cloudtransitie in coronatijd
Het was een veelomvattend en specialistisch project dat al drie jaar geleden in gang werd gezet. Door de coronasituatie werd het in maart dit jaar plotseling crucialer dan ooit: de transitie naar de cloud van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte, verenigd in het samenwerkingsverband DOWR op het gebied van bedrijfsvoering.
Transitie naar de Cloud
Al jaren voordat ook maar iemand van COVID-19 had gehoord, was overal ter wereld de transitie naar de cloud in volle gang. Steeds meer organisaties kiezen immers voor digitale werkplekken en het online ontsluiten van data, met als doel efficiënter en veiliger samen te werken en actiever kennis te delen. Vanuit deze overwegingen besloten enkele jaren geleden ook de DOWR-gemeenten hun IT-omgevingen te migreren naar de cloud. Mede om de overgang voor de medewerkers zo laagdrempelig mogelijk te maken, viel de keuze op een cloudoplossing op basis van Microsoft 365 en SharePoint Online. Deze oplossing werd uiteindelijk geïmplementeerd door Winvision.
Veelomvattend
De ICT-werkorganisatie (DOWR-i) binnen DOWR pakte dit veelomvattende project zeer gestructureerd aan. Vanuit verschillende invalshoeken werden specialisten ingezet om informatiemanagement, beveiliging, migratie, ondersteuning en projectmanagement te organiseren. Voor de vereiste specifieke kennis van het Microsoft-platform deed men een beroep op Winvision, in de persoon van Senior Microsoft 365 consultant Martijn Juurlink. "Met onze ervaring in soortgelijke projecten hebben wij geholpen de implementatie vorm te geven, de randvoorwaarden te beschrijven en de structuur in te richten om daarna te migreren.
Onze inhoudelijke kennis van het platform bleek uiterst nuttig bij het maken van de juiste keuzes rondom datamanagement, archivering en beleid, governance en een aanpak om de transitie soepel te laten verlopen. Daarbij hebben we over de hele linie bijzonder prettig en productief samengewerkt met medewerkers van de drie gemeenten, de functioneel beheerders KA en andere specialisten van DOWR-i en Bart van der Meij van Pulsar Partners, die als projectmanager het complete verhaal aanstuurde."
Een tweeledige uitdaging
Wat Martijn betreft school de grote uitdaging van het project in het datamanagement. "Met de overgang naar de cloud moesten we een goede oplossing voor documentenopslag neerzetten, waarbij archivering en databeleid een belangrijke rol speelden. Zoals veel organisaties werkten de gemeenten voorheen met een lokale server met een netwerkschijf waarop medewerkers mappen aanmaakten en documenten opsloegen.
Na verloop van tijd was de structuur ver te zoeken. Daarnaast was er een verouderde SharePoint-omgeving die niet meer werd ondersteund door Microsoft, waar ook heel veel data op stond. Aan ons de taak om al die versplinterde data samen te brengen in één omgeving."
En toen kwam corona
Bovenop het lastige vraagstuk dat er al lag kwam in maart nog een unieke extra uitdaging in de vorm van de coronacrisis. "Normaal lopen we bij dit soort implementaties bij de klant op de werkvloer en bieden we de medewerkers hands-on ondersteuning. Dat moesten we ineens allemaal vanuit huis doen. Zo hebben we voor de ondersteuning in no-time middelen op afstand moeten ontwikkelen, zoals webinars en online workshops.
Dat snelle schakelen is goed gelukt, en dat is zeker ook te danken aan de uitstekende samenwerking met alle betrokkenen - zowel intern als extern - met wie we dit project samen hebben aangevlogen en uitgevoerd. We stonden van begin tot eind voor elkaar klaar.”
De oplossing
Inmiddels zijn de DOWR-gemeenten over naar Microsoft 365-werkplekken en is de data van zowel de oude netwerkschijf als de SharePoint-omgeving opgeschoond en gemigreerd naar SharePoint Online. "We hebben het zo ingericht dat het datamanagement al onderdeel is van het design. Alle data die nu in de cloud staat, is al voorzien van bepaalde eigenschappen die het makkelijker maken om gestructureerd te archiveren. Toen onder druk van de coronacrisis iedereen plotseling thuis kwam te werken, hebben we ook nog de 'light-versie' van Microsoft Teams geïmplementeerd voor communicatie en online vergaderen."
"De consultant van Winvision heeft ons de extra kennis over Microsoft 365 geleverd die we nodig hadden. Mede dankzij hem is het project sneller en beter verlopen en hebben we de migratie ook kunnen afronden met de kwaliteit die we wilden."
Voorsprong
De gemeenten beschikken nu over een platform waarin medewerkers, communicatie en informatie centraal staan. En dat met alle functionaliteit van de vroegere on-premise-omgeving, inclusief de data. "De oplossing wordt door de medewerkers omarmd en zij hebben de overgang snel weten te maken. Voortaan kunnen zij overal en altijd communiceren en werken met documenten. Dat is tijdens deze coronacrisis al een extra groot voordeel gebleken. De samenwerkende DOWR-gemeenten hadden in feite een voorsprong op veel andere organisaties die nog moesten beginnen aan hun cloudtransitie op het moment dat corona uitbrak."
Vervolgstappen
Na een voorspoedig verlopen project ligt als vervolgstap nu een volwaardige uitrol van Microsoft Teams in het verschiet. "Maar de transitie naar de cloud brengt voor de gemeenten nog meer kansen met zich mee. Het Microsoft-platform en de bijbehorende producten bieden in de toekomst veel mogelijkheden voor het automatiseren van processen en het ondersteunen van applicaties die nu worden gebruikt. Ik hoop dat wij als partner nog jaren in beeld blijven en hierin iets kunnen blijven betekenen."
Het project in cijfers
- Tijdens de migratie werden 2,8 miljoen bestanden gemigreerd naar de cloud; in totaal zo'n 3 terabyte aan data.
- In het kader van het project realiseerde Winvision 4 complete intranetomgevingen (een voor elke gemeente plus een voor het samenwerkingsverband) en 965 SharePoint-sites.
- Dagelijks gebruiken nu ca. 1.450 medewerkers Microsoft 365, werken er ca. 1.300 op SharePoint Online en vergaderen er ca. 1.200 met Teams.
Waarmee kan ik je helpen?
Vul het formulier in en ik neem vrijblijvend contact met je op.
